Plazo: Se debe presentar anualmente, en el mes de abril.
El Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) debe ser presentado por los representantes legales de sociedades anónimas, SRL, sucursales de empresas extranjeras, asociaciones, fundaciones, fideicomisos privados y administradores de recursos de terceros. La declaración se realiza obligatoriamente en el sistema Central Directo del Banco Central.
¿Quiénes deben presentar el registro?
- Personas Jurídicas: Sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, empresas individuales de responsabilidad limitada, sociedades civiles, entre otras inscritas ante el Registro Nacional.
- Estructuras Jurídicas: Fideicomisos privados (incluidos los extranjeros que operan en el país) y administradores de recursos de terceros.
- Organizaciones Sin Fines de Lucro: Asociaciones, fundaciones, etc.
- Entidades exentas: Generalmente, los poderes del Estado y entes públicos están exentos, aunque existen reglas específicas para fideicomisos públicos.
Detalles claves para el registro:
- Responsable: El representante legal (presidente, gerente, administrador o apoderado generalísimo con representación extrajudicial).
- Firma Digital: Es necesario contar con firma digital emitida por un banco local para acceder a la plataforma Central Directo.
- Excepción: Si el representante legal no tiene firma digital, puede autorizar a un apoderado generalísimo para realizar la gestión.
No presentar el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) conlleva severas consecuencias económicas y administrativas
1. Sanciones Económicas (Multas)
El incumplimiento genera una multa proporcional basada en los ingresos brutos de la entidad del periodo anterior:
- Monto: 2% de los ingresos brutos.
- Mínimo: Tres salarios base (aproximadamente ¢1.386.600 en 2024-2025).
- Máximo: Cien salarios base (aproximadamente ¢46.220.000).
2. Bloqueos Administrativos y Registrales
La Dirección General de Tributación publica una lista de incumplidores, lo que activa las siguientes restricciones inmediatas:
- Registro Nacional: No se emitirán certificaciones de personería jurídica ni se podrán inscribir documentos (como la venta de propiedades o vehículos) a favor de la entidad incumplidora.
- Notarios Públicos: Están obligados a consignar el incumplimiento en cualquier documento o escritura que emitan sobre la sociedad.
- Contratación Pública: La empresa queda imposibilitada para contratar con el Estado o participar en procesos de licitación.
3. Consecuencias Operativas y Financieras
- Bloqueo Bancario: Las entidades financieras suelen exigir el comprobante de la declaración como parte del proceso de “Conozca a su Cliente”. El incumplimiento puede provocar el bloqueo de cuentas o la imposibilidad de realizar trámites bancarios.
- Efecto Cascada: El sistema del RTBF requiere que las declaraciones se presenten en orden cronológico; si no presentas la de un año, no podrás presentar la del año siguiente, acumulando más sanciones.